Przed podpisaniem aktu notarialnego należy do Kancelarii dostarczyć dokumenty niezbędne do jego sporządzenia, a także podać informacje precyzujące szczegóły czynności, która ma zostać objęta aktem notarialnym. Wcześniejszy wgląd do dokumentów przyśpieszy przygotowanie aktu notarialnego.

Do sporządzenia wszystkich aktów notarialnych konieczne jest podanie danych osobowych (imię/imiona, nazwisko/nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania, Pesel, rodzaj i numer dokumentu na podstawie którego notariusz stwierdza tożsamość osób stawających do aktu – dowodu osobistego lub paszportu). Jeśli strona aktu notarialnego będzie działa przez pełnomocnika, konieczne jest dostarczenie pełnomocnictwa.

Poniżej podajemy spis podstawowych dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego. Może się okazać, że istnieje konieczność ich uzupełnienia.

1. Sprzedaż, darowizna lub inne przeniesienie własności odnośnie nieruchomości stanowiącej niezabudowaną działkę budowlaną, rolną, leśną albo działkę z budynkiem, gospodarstwo rolne lub przedsiębiorstwo:
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów – wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia,
- zaświadczenie o położeniu działki zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego wydane w Urzędzie Miasta/Gminy, w przypadku umowy sprzedaży dodatkowo z informacją czy działka położona jest na obszarze rewitalizacji,
- zaświadczenie wydane w Starostwie Powiatowym/Urzędzie Miasta, Wydziale Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa o fakcie objęcia lub nie objęcia nieruchomości uproszczonym planem urządzenia lasu,
- wypis z rejestru gruntów wydany w Starostwie Powiatowym/Urzędzie Miasta Wydziale Geodezji,
- mapa z projektem podziału nieruchomości, wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej wydanym w Starostwie Powiatowym oraz ostateczna decyzja wydana w Urzędzie Miasta/Gminy zatwierdzająca podział nieruchomości,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn odnośnie nabycia ze spadku lub zasiedzenia, a w przypadku nabycia po 01.01.2007r. także z tytułu nabycia na podstawie darowizny lub zniesienia współwłasności,
- numer księgi wieczystej,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej

2. Sprzedaż, darowizna lub inne przeniesienie własności odnośnie nieruchomości lokalowej
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów – wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku sprzedaży informacja czy działka, na której stoi budynek, znajduje się w obszarze rewitalizacji wydana w Urzędzie Miasta/Gminy,
- aktualne zaświadczenie o braku zaległości w płatności opłat eksploatacyjnych wydane przez wspólnotę mieszkaniową lub spółdzielnie mieszkaniową,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn odnośnie nabycia ze spadku lub zasiedzenia, a w przypadku nabycia po 01.01.2007r. także z tytułu nabycia na podstawie darowizny lub zniesienia współwłasności,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- numer księgi wieczystej,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej.

3. Sprzedaż, darowizna lub inne przeniesienie praw do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu posiadającego księgę wieczystą lub nieposiadającego księgi wieczystej
- zaświadczenia ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
- numer księgi wieczystej, gdy jest prowadzona,
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów – przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, pismo spółdzielni o przekształceniu w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn odnośnie nabycia ze spadku lub zasiedzenia, a w przypadku nabycia po 01.01.2007r. także z tytułu nabycia na podstawie darowizny lub zniesienia współwłasności,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany.

4. Testament, testament windykacyjny
- dane osoby powołanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, data urodzenia),
- numer księgi wieczystej w przypadku sporządzenia testamentu windykacyjnego.

5. Pełnomocnictwo szczególne lub ogólne
- numer księgi wieczystej, jeżeli pełnomocnictwo dotyczy nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu posiadającego księgę wieczystą,
- akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie o stwierdzenie nabycia spadku, jeżeli pełnomocnictwo dotyczy spraw spadkowych,
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Pesel, adres zamieszkania).

6. Akt poświadczenia dziedziczenia
- akt zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
- dowód osobisty spadkodawcy lub informacja o numerze Pesel spadkodawcy wydana w Urzędzie Miasta/Gminy,
- numery ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu posiadającego księgę wieczystą, wchodzących w skład spadku.

7. Umowa majątkowe małżeńska
- odpis skrócony aktu małżeństwa.